ERP + Nube: Los salvadores del negocio

Una postal que se repite durante esta etapa de aislamiento social: clientes llamando a sus proveedores de Software as a Service (aunque también se han dado casos con proveedores de  Comunicaciones como Servicio, y otros tipos de prestaciones desde la nube) para agradecerles el que los hayan convencido de llevar sus sistemas a la nube. Esta migración y la forma de aprovisionamiento de esos sistemas facilitaron enormemente la continuidad del negocio cuando, de improviso, hizo falta mandar a los empleados a sus casas. Con todo, la adopción de un ERP (sistemas de planificación de recursos empresariales) provisto desde la nube, en lugar de uno ubicado en el propio centro de datos o el de un  tercero, a menudo obedece a otras razones que (hasta el surgimiento de la cuarentena) poco y nada tenían que ver con el trabajo remoto.

Para entender la magnitud del fenómeno, baste decir que el mercado global de ERP en la nube, según Markets&Markets, crecerá de unos US$ 45.3090 millones en 2020 a US$ 101.100 millones para 2025, a una tasa anual compuesta (CAGR) del 17,4% durante esos años. Los principales factores que impulsan el crecimiento del mercado de ERP en la nube incluyen la creciente demanda entre las empresas para mejorar la eficiencia operativa y agilizar los procesos comerciales, pero también cierto acostumbramiento en el consumo de soluciones basadas en la nube y, cómo no, el impacto de la pandemia de COVID-19.

Visto más granularmente desde el lado de la empresa, el motivo de esta adopción incluye una infraestructura física reducida, un menor costo de mantenimiento y la accesibilidad de datos 7×24, en cualquier momento y lugar. A esto se suman beneficios adicionales bien valorados en tiempos de crisis y en momentos de expansión, como la posibilidad virtualmente instantánea de mayor almacenamiento, escalabilidad, flexibilidad, portabilidad y cumplimiento.

Las PyMEs en particular, están adoptando el tipo de implementación en la nube principalmente debido a su rentabilidad y capacidad para producir resultados avanzados. Estas soluciones también admiten la colaboración en tiempo real, lo que permite a las organizaciones de servicios “in the field” comunicarse con empleados y clientes antes, durante y después de cada cita. Por último, pero no menos importante, las soluciones de ERP basadas en la nube se han convertido en el nodo de recepción y gestión de una ingente masa de datos generados remotamente por técnicos de campo, los trabajadores y clientes, cuando no directamente por sensores y maquinas dentro del ámbito de la Internet de las Cosas (IoT).

El ERP en el centro

Ése es el rol que, precisamente, Diego Dubini, director de SAP Business One Argentina en Seidor Argentina, le asigna a los ERPs más modernos. “Hoy el rol principal que tienen los ERPs es apoyar el crecimiento y la innovación del cliente. Cualquier cosa que el cliente quiera traer para hacer más exitoso su negocio (y aquí hablamos de atender mejor a sus clientes), el ERP lo tiene que soportar”. En la medida en que mucha de esta información también se genera de puertas hacia afuera de la organización (en el cliente de la organización, en redes sociales, en los sistemas de los proveedores y partners, vía IoT, etc.) la provisión del ERP desde la nube adquiere más y más sentido. Este rol que le otorga Dubini está en las antípodas de la antigua concepción de ERP, como único sistema para resolver las necesidades de gestión de la empresa. Con todo, aun dentro de un amplio ecosistema de software, sigue manteniendo su liderazgo en virtud de su capacidad de orquestar y consolidar la información que da vida a los procesos.

Si bien existe el prejuicio de ver a SAP Business One como la versión asequible y para pequeñas empresas del ERP de SAP, la realidad es un poco distinta. La variable “tamaño” de la organización es tan sólo una de las que debe entrar en consideración. La elección de SAP Business One, apunta Dubini, tiene también que ver con las características del proyecto: complejidad, tiempos de implementación, cantidad de usuarios… “Hoy tenemos compañías con más de 300 usuarios, desde la Argentina implementando en 17 países y con diferentes módulos, pero también tenemos compañías mucho más pequeñas, como por ejemplo un estudio de arquitectura de dos usuarios”. En la Argentina ya hay más de 500 clientes de SAP Business One y en la región Sur (Argentina, Paraguay, Uruguay, Chile, Perú y Bolivia), son más de 4000.

En este orden, SAP Business One se posiciona como una solución que proporciona la visibilidad completa del negocio y permite un control total sobre cualquier aspecto relacionado con la operatoria. Recopila la información de mayor valor para la empresa poniéndola a disposición de forma fácil y dinámica para todos los involucrados. Centraliza e integra todos los datos empresariales de ventas, inventario, compras, operaciones y finanzas en un único sistema. Optimiza operaciones de principio a fin, de manera que el decisor pueda centrarse en hacer que el negocio sea más rentable. Y se integra con otros sistemas. Adicionalmente ofrece una barrera de entrada baja, dado que el aprendizaje es más rápido y sencillo para los usuarios que con otros ERPs.

(En el video que acompaña este apartado, podrán acceder a otras definiciones de Diego Dubini, director de SAP Business One Argentina en Seidor Argentina, casos de uso, detalles sobre implementación y formas de pago, y un panorama de la evolución de los clientes en el aprovechamiento de la plataforma.)  

El auge de la nube

Desde 1997, Intrasoft (con sede en Rosario, provincia de Santa Fe) es partner de Calipso Software. Su titular, Hugo Masetro, considera que “hoy la tendencia mundial es el ERP desde la nube. Las empresas vienen insertándose muy bien en esta modalidad. Cuando calculan la inversión en hardware y software de base, muy pocos dudan”.

Calipso ERP es un producto de muy amplia cobertura funcional, cumpliendo con los requisitos exigidos para pertenecer a la clase ERP2 (ERP extendido). Debido a esto, además de su flexibilidad y adaptabilidad, es que se han podido realizar implementaciones exitosas para organizaciones de los más diversos rubros y tamaños.Entre los cvlientes de Calipso figuran UADE, C5N, Telefónica, CNC, gA, Banco Credicoop, FEMSA, Telecom, Temaikén, BDO, AFA, Lakaut, Ideas del Sur y Munchis, lo que demuestra la amplitud de industrias verticales que puede atender.

Calipso se integra con la AFIP, Mercado Libre, redes sociales (como Facebook y Twitter), herramientas de productividad y apps de geolocalización. Es, además, el primer software ERP de la región con acceso por lenguaje natural. Por medio de Lar9000 se puede interrogar en castellano a Calipso ERP y obtener respuestas. Con más de 1200 proyectos implementados exitosamente, los profesionales involucrados en el ecosistema Calipso cuentan con experiencia en implementaciones del software ERP en diversos rubros y regiones.

https://www.youtube.com/watch?v=m72aVJaVq0A

A la hora de abordar la contratación de un ERP de nube, Masetro considera que, en primera instancia, la organización o empresa “debe analizar y elegir muy bien el ERP. Debe asegurarse del respaldo de la empresa-fabricante del producto y, sobre todo, asegurarse de que elige una herramienta que los acompañe sin límites en el futuro. Por supuesto, debe ser 100% cloud y multiplataforma, o sea que opere en cualquier sistema operativo, cualquier dispositivo y cualquier motor de bases de datos”.

En cuanto a la extensión de las implementaciones, Masetro aclara: “Existen distintas modalidades de modelización y puesta en marcha. Tenemos casos de empresas que se adaptan a un modelo de gestión ya prearmado y en muy poco tiempo están operativos. También podemos modelizar sobre la aplicación y reproducir toda la complejidad que la empresa necesite”. El titular de Intrasoft asegura que Calipso tiene un manejo muy intuitivo y es muy fácil de operar. “No hay que hacer cambios de circuitos para adaptarse al software. En todos los casos, Calipso se adapta a las empresas”.

“No tengo dudas de que sirve para cualquier tipo de organizaciones —ratifica Masetro—. Nosotros tuvimos el privilegio de trabajar bajo esta característica, e implementar a un grupo empresario nacional con más de cien empresas bajo esta modalidad (nube). Incluyendo gran diversificación de rubros. Empresas comerciales, industriales, de servicios y  hasta una refinería de petróleo”.

En materia de módulos, Calipso cuenta con todo lo indispensable para operar una gestión integral, abarcando Compras, Ventas, Tesorería, Inventarios, Contabilidad, y Reportes estáticos y dinámicos, entre otros procesos. “Adicionalmente a éstos, se puede crecer en funcionalidad de acuerdo a las necesidades de cada empresa. Calipso posee herramientas integrales. El software es total. El cliente utiliza lo que necesita, y el resto se oculta de la pantalla. Cuando lo requiera, sólo se pone a disposición nuevamente. El servicio tiene costos muy accesibles dada la potencialidad con que puede contar el usuario en tan poco tiempo. Puede contratar  licencias concurrentes e ir ampliándolas de acuerdo a su crecimiento”. 

https://www.youtube.com/watch?v=T9Rrztgg1x4

Para Masetro, los diferenciales de esta modalidad (nube) abarcan:

• El ERP está siempre online, siempre disponible en la web.
• La empresa (cliente) se desentiende de la infraestructura, de los backups y de que esté funcionando siempre con la mejor performance.
• Reduce costos de hardware, software de base y antivirus.
• No hay que administrar servidores y motores de bases de datos.
• Se accede a la información desde cualquier lugar y en cualquier momento.
• Permite mejora el nivel de seguridad virtual de la empresa.
• Se trabaja sin interrupciones.

Funcionalidades extendidas y capacidad de evolución

Marcos Rezinovsky, titular de Mentes Consultores —un tradicional partner del ERP GlobalBluePoint, y de otras plataformas de gestión, con sede en Mendoza—, es importante que las empresas entiendan la diferencia entre las implementaciones on premises (en las instalaciones de la empresa, con una infraestructura de servidores provista por la empresa), los despliegues sobre infraestructura de terceros (hosting, housing), y los de nube (donde el proveedor tecnológico responde por la infraestructura que aloja el software, y por lo tanto lo único que tiene que hacer la empresa es conectarse). “Cuando contrato en la nube estoy contratando dos servicios en uno: el software y el servicio de infraestructura. A esto se suma el hecho de que este tipo de contratación garantiza el acceso a un producto actualizado. Es muy importante que, previo a la contratación o decisión de compra, la empresa se asesore con un consultor experto, o bien realice por su propia cuenta un Listado de Requerimientos de Negocio. Por otra parte, en la decisión deberían estar involucrados todos los mandos medios y altos, pero el sello final debería estar a cargo de la dirección”.

Rezinovsky va más allá. “La implementación y/o cambio del software es un proceso complejo que implica servicios diversos. No se trata sólo de reproducir lo que antes se hacía, sino de aprovechar al máximo la herramienta, repensar procesos, buscar la forma de valorizar la inversión. Por eso la implementación requiere de gente o equipos especializados, con conocimientos integrados que incluyen conocimientos en áreas contables, de procesos, impositivas, de negocios y del propio software. De todos modos, y dependiendo del alcance de la implementación, es posible plantear proyectos de entre 60 y 300 horas, lo que implica de uno a cuatro meses”.

GlobalBluePoint (GBP) es un software 100% web, al que se puede acceder desde la nube o, o bien puede ser implementado en servidores propios. Rezinovsky, quien tiene una amplia experiencia en el mercado, y una década y media como implementador, también ha tenido experiencia estando “del otro lado del mostrador”, como usuario, desde la perspectiva de la gerencia financiera o general de PyMEs. Con estas cartas en la mano, explica que GBP es un producto absolutamente configurable y adaptable a diversos sectores industriales y de empresas. ”Es el producto ideal para Retail. Quizá el mejor en cuanto a funcionalidad y posibilidades. Estoy hablando de comercios, ferreterías, corralones, negocios de venta de tecnología, computación o telefonía, electro, hogar y textil. También es un gran producto  de utilidad en el rubro Servicios, especialmente cuando se trata de servicio técnico o reparaciones. No hay muchos productos del mercado que tengan módulos de RMA (devoluciones y reclamos) y mucho menos que estén tan bien pensados y sean tan completos como el GBP”.

“El entorno actual ha acelerado la transformación digital y hoy es común escuchar términos que antes no eran populares como Venta Multicanal o Dropshipping. Para este mundo digital se requiere integración con e-commerce, pasarelas de pago, cálculo de envíos con las principales logísticas, venta a través de Mercado Libre y de sitios bancarios. Aquí GBP pasa a ser la mejor, o tal vez la única opción completa. La calidad de integración con Mercado Libre es impecable y distintiva. GBP cuenta incluso con herramientas y lenguaje de desarrollo propio. El sitio web con el e-commerce de la empresa no está integrado a GBP, sino que es parte de GBP”, agrega el consultor.

GBP tiene más de 80 módulos, cada uno de los cuales agrega una funcionalidad específica (soporte a procesos específicos). Estas funcionalidades se suman a las clásicas de cualquier ERP. Existen módulos con funcionalidad de:

• Preparación de pedidos.
• Turnos para armado.
• Administración de garantías extendidas.
• Catálogos de ofertas.
• Inteligencia artificial para capturar la información de ventas de competidores de nuestros productos en Mercado Libre.
• Impresión automática de etiquetas (a medida que entran los pedidos de Mercado Libre).
• Normalización de domicilios.
• Cupones de descuento.
• Pasarelas de pago.
• Integración de cobranza automática con códigos de Mercado Pago.
• Armado de equipos (normalmente aplicado a armado de PCs on-demand).

“Y, si de consultas se trata, existe la posibilidad de generar consultas a medida con salida a Excel o a reportes con Crystal Reports, o incluso integrar herramientas de Business Intelligence como Microsoft PowerBI”, aclara Rezinovsky.

La comercialización de este ERP es a través de consultores/implementadores de GBP, quien será el responsable de ayudar al cliente a decidir sobre el licenciamiento y también de dejar el sistema funcionando. “Se asesora al cliente sobre los módulos que necesita, los que pueden serle de utilidad, y los que en el corto y mediano plazo puede requerir. Con 15 a 25 módulos el cliente encuentra una solución completa. GBP puede acompañar al cliente en su crecimiento y mejora continua”. La solución se puede pagar “por única vez”, lo cual incluye la compra de las licencias y los servicios de implementación, o a través de pagos mensuales (incluyen el alojamiento de la aplicación en la nube —si fuera el caso—,  las actualizaciones y el soporte mensual).

Para Rezinovsky, el principal diferencial de GBP es su capacidad de evolución. “Vale contar algo de la cocina interna. Debe ser el único software que tiene un comité permanente, integrado por el arquitecto y jefe de desarrollo del software, y nosotros, los implementadores, que tenemos la responsabilidad de transmitir los requerimientos que van surgiendo. Pero lo importante es que semana a semana estas solicitudes de mejora impactan en mejoras concretas y nuevos desarrollos. La otra ventaja diferencial es el la forma para resolver los distintos procesos. El software hace lo que tiene que hacer y lo hace como lo tiene que hacer”. A esto se suma una gran performance, y poderosas capacidades de búsqueda, además de una gran capilaridad en la administración de la seguridad.

“No es software como servicio, es cloud”

A la hora de hablar de ERP, Martin Colobraro, director comercial de Penta Consulting, no deja mucho espacio para dudas. “Siguiendo con la evolución de la tecnología y las formas tan cambiantes de hacer negocios (especialmente lo aprendido en estos últimos meses), aconsejamos a nuestros clientes recurrir a un formato on premise únicamente en los casos que se hubiese hecho una inversión muy importante en infraestructura local. En todos los otros casos optaríamos por un alojamiento en la nube de las aplicaciones críticas del negocio, asegurando la mejor  disponibilidad y escalabilidad de los recursos”. Vale aclarar que Penta Consulting es un grupo de empresas argentinas con presencia en el mercado local desde 2003. Además, es un importante partner de Sofland ERP.

Luego, continúa Colobraro, “la decisión de a poco iría hacia un modelo de nube con un esquema de suscripción, pero posiblemente pasaría previamente por un esquema de licenciamiento perpetuo de manera tal de circunscribir la inversión a un período de tiempo fijo, al menos hasta lograr adecuar completamente el modelo de negocios para asimilar una dinámica de suscripción sobre todos los recursos requeridos. Entendemos que esta es la mejor manera de llevar los diferentes negocios al próximo nivel, dónde la estructura de costos acompaña de manera dinámica y armónica al volumen que va adquiriendo la operación (a mayor volumen de negocio, mayor requerimiento de recursos, y viceversa, todo de una manera fluida y armónica)”.

Para el consultor, los decisores deben preguntarse cómo alinear el negocio al concepto de consumo de recursos bajo demanda (alejándose del antiguo paradigma donde primero debía contar con ciertos recursos para aplicarlos al crecimiento del negocio, lo cual en muchos casos hacía muy complejo variar en más y en menos el dimensionamiento del mismo). “Es en ese sentido en donde contratar un ERP en la nube aporta un nivel de flexibilidad de gran relevancia en la respuesta del negocio y su adaptabilidad muy rápida al entorno. Quienes suelen ser los más idóneos para tomar éste tipo de decisiones son las personas que dentro de la organización tienen una visión integral del negocio”.

Colobraro señala que los despliegues que involucran ERPs desde la nube son muy sencillos, incluso mucho más rápidos que el despliegue en instalaciones físicas del cliente, “ya que habitualmente los entornos en la nube cuentan con herramientas automatizadoras de los procesos de despliegue de los diferentes entornos. Estamos hablando de unas pocas horas. Luego está naturalmente, el proceso de implementación y representación de las reglas del negocio en particular, las cuales dependerán del proyecto específicamente pero suelen ser independientes de la estrategia de implementación en la nube”. Para el consultor, “desplegar un software en la nube modifica básicamente la forma de ser accedido y la forma en que puede responder a la dinámica de crecimiento o contracción del negocio, pero no debería suponer cambios en los procesos propiamente dichos”, en comparación con otros tipos de despliegue.

A la hora de hablar de Softland ERP, Colobraro prescribe: “Creo que aplica a toda las organizaciones que necesitan mantener control sobre sus operaciones, ya sean manufactureras, de servicios, constructoras, financieras, de salud, educativas, agropecuarias, etcétera”. Se trata de un producto que se licencia de manera modular. “Desde Penta Consulting tratamos de encontrar un punto en común en relación a la forma de pago de manera tal de no suponer un obstáculo para contar con el mejor producto del mercado. Siendo un producto desarrollado y mantenido íntegramente en la Argentina, nos permite mantener cotizaciones y contratos en pesos acordes a la coyuntura de cada momento”.

El ERP de Softland viene en dos sabores.

• Softland Logic. Ideal para realizar los procesos administrativos y las operaciones de empresas medianas y grandes, dispone de múltiples herramientas para el análisis de la información y la toma de decisiones estratégicas).
• Softland Advanced. Para empresas medianas y pequeñas que requieren de un sistema robusto que incluya las mejores prácticas de negocio para acompañarlas en cada proceso de la operación).

Este último ofrece sólo la modalidad de licenciamiento en Cloud, mientras que la primera también permite despliegue y licencias on premise. Finalmente, el director comercial de Penta aclara: “No es Software como Servicio (SaaS), sino Software Cloud, es decir: no se abona por el uso sino que en la modalidad cloud se abona por una suscripción plana por el tipo de instalación ofrecida”.