Las redes sociales empresariales están ocupando lentamente espacios que hasta no hace mucho eran característicos del correo electrónico, impulsadas por la necesidad que tienen los empleados de colaborar de manera segura y fluida, evitando además duplicaciones, pérdida de información y errores de versión en los documentos de un proyecto.
Para Gustavo Guaragna, CEO de Snoop Consulting, “hoy no es suficiente con el correo electrónico para distribuir tareas, para comunicar avances o informar noticias relevantes. El email se muestra lento y poco dinámico para responder a la velocidad con la que suceden las cosas”. En un reciente poste, Guaragna reconoció que “las empresas están empezando a migrar a procesos de trabajo más ágiles y eficientes”. Como la caridad bien entendida comienza por casa, Snoop Consulting está transitando ese camino hacia procesos superadores. La consultora finalizó recientemente la implementación de Workplace, la red social empresarial de uso interno creada por Facebook que permite conectar diferentes niveles de la organización con una interfaz conocida por todos. “Sumado a los reconocimientos externos que la consultora ha recibido a lo largo de este tiempo, se agrega ser la primera empresa de transformación digital en implementar Workplace de Facebook en Argentina”, explica el CEO.
La plataforma fue presentada hace poco menos de un año por Facebook, y el objetivo era que las organizaciones pudieran aprovechar los entornos más sociales y colaborativos. Se trata de una plataforma “mobile first” que pretende ser el verdadero “Facebook de las empresas”. Esta plataforma social permite que cualquier organización cree una red social dentro de la compañía (o en configuración de varias empresas), territorio que viene recorriendo Microsoft con Yammer. Para Snoop, la consecuencia más palpable será que en seis meses esperan “no utilizar más el correo y el chat interno. Estoy seguro que en el futuro esto será común en todas las empresas”, estima Guaragna.
“Ya estamos realizando las transmisiones en vivo de capacitaciones y reuniones, encuestas y las comunicaciones de recursos humanos y ciertas transacciones de negocio. Nunca vimos algo así antes, en las primeras dos semanas conseguimos una adopción del 95% —afirma Germán Torres, ejecutivo a cargo de las Prácticas de Change Management de la consultora—. En lugar de tomar nota en una reunión, hoy se transmite en vivo y el video queda disponible a todos los interesados. Es el paradigma de la abundancia digital, donde guardar y compartir un video cuesta lo mismo que enviar una minuta (¡gratis!)”.
Snoop Consulting nació de la mano de tres amigos en una pequeña oficina de La Plata, en el año 2000. Hoy es una respetada consultora, ganadora el año pasado del Premio IDEA, como así también el Premio SADOSKY a la Trayectoria Empresarial y el Premio latinoamericano FELTI por las actividades de Innovación y Desarrollo.
EVITANDO EL SPAM CORPORATIVO
Cada vez que se distribuye un documento de trabajo entre colaboradores, en general se generan tantos archivos como mails se envían, panorama que se complica con las sucesivas versiones de los mismos. Pero existe otro componente que multiplica todavía más la proliferación de archivos, que es el correo basura interno, típicamente cuando se copia a alguien “por si acaso” o con el subject “FYI” (Para su Información). Esto genera una falsa sensación de “notificado” o “yo avisé”, aseguran los consultores de Snoop. También está el problema opuesto: no enterar a alguien involucrado en un tema, por desconocimiento de ese interés u obligación. Las organizaciones montaron procesos críticos sobre una plataforma pensada 50 años atrás, con otras limitaciones, paradigmas y valores.
Como en muchas otras organizaciones, cuando el mail no fue suficiente, se implementaron redes sociales corporativas (antes de Workplace se implementaron dos plataformas corporativas) para satisfacer la demanda de usuarios cada vez más sofisticados respecto de la comunicación. A su vez los grupos de interés internos, creaban y usaban otras herramientas para chat y redes sociales en las cuales colaboraban. “Lo clave fue empezar a repensar cómo hacer en Workplace todo lo que hacemos hoy a través de varios canales independientes entre sí y no solo logramos unificar una plataforma de colaboración interna sino que aprovechamos los beneficios adicionales que nos da y las ideas de mejoras que surgen continuamente. Encontramos que esto fue mucho más allá del team original que tenía a cargo el proyecto y todos estamos innovando constantemente con propuestas. Y nos encontramos trabajando en automatizar otros procesos sobre la plataforma. como integrar su aplicación de gestión de hallazgos con Workplace para dotar de «colaboración social» al sistema de calidad”, comenta Valentina González, referente de Gestión de las Personas en Snoop Consulting
Otro aspecto a resolver fue rediseñar la comunicación interna en una herramienta 100% social. Hay información que se comunica de forma obligatoria, otra que es en función del interés, de cuan relevante es un tópico según el contenido y a quién esté dirigida esa información. Estas herramientas son muy poderosas y aprenden de los hábitos de los usuarios, permitiendo comunicar selectivamente además de verificar automáticamente quién recibió y visitó las publicaciones.
“Es como una conversación permanente y ordenada de todos los actores en cada área de interés (ya sea un proyecto, un proceso o una práctica de negocios). El volumen y calidad de información que circula está creciendo exponencialmente y la integración entre personas está generando nuevas redes internas que aceleran nuestra capacidad de innovar”, finaliza Guaragna.
