De todos los procesos que suelen controlar las áreas de TI, la impresión de documentos solía ser considerado el menos gobernable. La imposibilidad de gestionar eficientemente los costos en papel y energía, la seguridad de la información impresa (o escaneada en el caso de los multifuncionales), y la falta de ubicuidad del recurso, forman parte del día a día de muchas empresas, y representan un buen dolor de cabeza para las áreas de TI. Lexmark logró que sus dispositivos de impresión se subieran a la onda de ser “definidos por software”, integrándolos plenamente con los sistemas empresariales. Así las impresoras se convierten en soluciones totales para la empresa.
Lexmark ha mutado en los últimos años. Hoy se posiciona como un proveedor de hardware, software y servicios para que las personas se conecten con la información. Esta transformación implica, entre otras cosas, que sus impresoras han dejado de ser impresoras. Como dice Leonardo Cores, Channels Sales Executive de Lexmark para la Argentina, Paraguay y Uruguay, estos equipos “no solamente imprimen, que era lo que venían haciendo y es lo que hace la competencia. Son una interfaz del usuario para hacer un determinado proceso”.
El reciente DatacenterSummit, realizado por Arnaldo C. Castro en Montevideo, permitió apreciar este abordaje al tema de la impresión, en el que los dispositivos son verdaderas soluciones (incluyendo hardware y software), capaces de interactuar con dispositivos móviles y sistemas empresariales. En el encuentro, el equipo exhibido fue un MX710: un equipo multifuncional de mediana capacidad, que integra la gama alta de multifuncionales empresariales de Lexmark.
INTERACCIÓN CON DISPOSITIVOS MÓVILES
Los equipos multifuncionales MX710 fueron pensados para funcionar como el centro de una isla de impresión. No son ciertamente impresoras para adjuntar al desktop. Con un equipo por piso (o por departamento), la demanda de impresión y escaneado se puede ver satisfecha. Con todo, si los empleados van a seguir imprimiendo como lo hacían hasta ahora, la incomodidad de la supuesta solución puede volverse insoportable. En tiempos en los que las nubes (privadas o públicas) albergan buena parte de la información de las organizaciones, y que muchos empleados llevan sus propios dispositivos móviles al trabajo, la posibilidad de operar los equipos multifuncionales desde el smartphone o la tablet mejora mucho la relación entre los empleados y las máquinas.
Las MX710 (y otros equipos de la misma familia) admiten ser operados desde dispositivos móviles, sólo hay que descargar la app desde cualquiera de los stores más populares. “Si quiero escanear un brochure —grafica Cores—. Sólo hace falta ponerlo en la bandeja del equipo y darle la orden a través del dispositivo móvil”. El vínculo se da a través de la red empresarial. Del mismo modo, es posible enviar una impresión. Esto plantea otros desafíos, sobre todo cuando se imprime información sensible o privada: cualquiera podría leer el documento que se envía para impresión.
SEGURIDAD EN EL ACCESO A LAS IMPRESIONES
El hardware es sólo parte de la solución. El equipo multifuncional es una computadora que corre aplicaciones de software (algunas con un alto nivel de customización), accesibles remotamente o desde el panel de operación integrado en el equipo. Como tal, el equipo puede acceder a todas las impresiones que un determinado usuario hizo en el sistema. Así, dentro de una organización distribuida en varios pisos, donde se ha implementado una isla de impresión por cada piso, la impresión puede ser “recogida” por el usuario que hizo el envío en cualquiera de las islas de impresión. “Te autenticás con tu usuario y la contraseña, o con un PIN”, observa Viterbo Cortés, del área de Preventa de Soluciones para la Argentina, Paraguay y Uruguay de Lexmark.
Esta autenticación se puede hacer contra el Active Directory o una base de datos. De esta manera, las impresiones son accedidas sólo por quien las hizo, preservando la información sensible de curiosos no autorizados. Esta identificación del usuario se extiende también para activar o no los permisos, estableciendo por ejemplo horarios de impresión, o si puede imprimir a color. De esta forma, se optimiza el recurso de impresión, se evitan múltiples impresiones del mismo documento dando vuelta por la organización y se convierte ese recurso en algo ubicuo. El software de gestión de impresiones se llama LPM (Lexmark Print Management), y permite además la segmentación por centro de costo y por usuario, dando visibilidad a temas que, de otro modo, se vuelven intangibles para los responsables de TI o servicios. El software se licencia por equipo multifunción (no importa cuántos usuarios lo usen), lo cual hace que su costo se licúe rápidamente en la medida que los usuarios se multiplican.
Así, el dispositivo se convierte en interfaz para que el usuario se ponga en contacto con la información o bien para que la disponibilice. Un documento escaneado puede ser interpretado por un OCR o bien su contenido digitalizado puede ser enviado a una base de datos o a un tercero vía mail, sin necesidad de hacerlo desde la PC.
SERVICIOS PROFESIONALES
Para crear esta clase de soluciones, funcionales a un determinado proceso empresarial, es necesario ir más allá del mero despliegue de los equipos, o la instalación automática de software. Se requieren servicios profesionales. En países como Uruguay o Paraguay, estos servicios son brindados por partners del canal. En otros, donde Lexmark tiene presencia, la compañía atiende de manera directa algunas cuentas, y otras a travñes de canales. En uno y otro caso, Lexmark siempre está respaldando a sus socios del canal a la hora de dar soporte a los equipos, de construir las soluciones, y de proveer los servicios asociados.
