Argentina: El Instituto Nacional de Vitivinicultura adquiere soluciones de Polycom
El objetivo: facilitar la toma de decisiones entre sus 17 delegaciones. Con un promedio de entre 7 a 10 horas diarias de encendido, las soluciones de colaboración de video que la empresa ofrece permiten a la sede central del Instituto, ubicada en Mendoza, llevar a cabo actividades y capacitaciones a distancia con sus oficinas y subdelegaciones.
El Instituto Nacional de Vitivinicultura (INV) es un organismo de control encargado de garantizar la gestión y calidad de la industria vitivinícola. Dependiente del Ministerio de Agricultura de la Nación, su misión es sistematizar las normativas vigentes, modernizando su estructura orgánica para adaptarse a los requerimientos del sector. La fiscalización se realiza en las etapas de producción, elaboración, transporte y comercialización de los vinos y otros productos vitivinícolas, con modalidades específicas de acuerdo al tipo de establecimiento, con el objetivo de asegurar la genuinidad y aptitud para el consumo. Asimismo se realiza la fiscalización sobre la industria alcoholera, siendo responsable del control de las exportaciones e importaciones de vino y alcoholes en todo el territorio argentino.
Debido a la necesidad de establecer un contacto directo y constante de comunicación proactiva, natural y nítida entre las delegaciones y subdelegaciones del instituto, se configuraron 4 salas de videoconferencia con soluciones Polycom HDX 7000 y microfonía de techo; junto a 15 sitios remotos distribuidos en el territorio nacional, equipados con soluciones de colaboración de video HDX 6000. Además, como parte de las soluciones de la Plataforma Polycom RealPresence, se instaló un servidor multipunto Polycom RMX 2000 el cual permite al instituto, desarrollar reuniones de video con múltiples sitios simultáneamente y un sistema de administración Polycom CMA 4000 que permite administrar, agendar y optimizar los recursos de video disponibles. Paralelamente se implementó también un sistema de grabación Polycom RSS 4000 que ofrece la posibilidad de grabar cada una de las sesiones de video y finalmente, un sistema firewall Trasversal Polycom VBP 5300 que permite extender de forma segura la colaboración de video a usuarios que se encuentran fuera de la red. De esta forma la Sede Central, sus 17 delegaciones y sus casi 600 integrantes se pueden comunicar de forma simple y eficiente reduciendo los costos y potenciando los resultados.
Sandra Leo, responsable del Departamento de Informática y Comunicaciones del INV comentó: “Antes se realizaban reuniones que eran programadas con, al menos, un año de anticipación y difícilmente se podía coordinar la agenda de todos los participantes. A esto debemos sumarle un abultado presupuesto de transporte, hotelería y viáticos y una gran pérdida de horas laborales a los efectos de lograr el encuentro. Las urgencias se resolvían mediante llamadas telefónicas, las cuales, como máximo, podían ser tripartitas”, concluyó.
Las soluciones de colaboración de video de Polycom, permitieron disminuir los tiempos de toma de decisiones y de ejecución, y se redujeron la cantidad de viajes por lo que se evitan costos de traslados, viáticos, alojamiento, que antes eran necesarios para poder reunir a todas las autoridades de cada delegación. Además se registró un aumento en la participación de las actividades propuestas por el INV y sus actores, mejoras en la productividad a partir de las actividades de formación y capacitación del Instituto, sus delegaciones, sus fiscalizados y las instituciones y organizaciones de las cuales forma parte.
Ahora además, se realizan reuniones frecuentes con gerentes, subgerentes, jefes de departamentos y jefes de delegaciones para poder establecer políticas, determinar tareas operativas y organizar agendas de trabajo. Todo esto posibilita además, una mejor comunicación del personal, tener discursos y políticas unificadas -redundando esto en la calidad- y finalmente, unificar los criterios a aplicar en los distintos casos que atiende el INV.
También a través de los nuevos sistemas de Polycom se han podido implementar diversas actividades y capacitaciones para los empleados en todas las delegaciones. Actualmente se están dictando cursos de inglés y se implementaron nuevas capacitaciones en diversas tecnicaturas como Enología y Administración Pública. Ambas, dictadas mediante la solución de colaboración de video.
Por otra parte se pudieron llevar a cabo otras actividades como el “Foro Vitivinícola” donde se brindan charlas de video y voz relacionadas con la vitivinicultura a todas las sedes del Instituto, de forma mensual. Además, la Corporación Vitivinícola Argentina (COVIAR) y Bodegas Argentinas, una cámara empresaria que nuclea a la mayoría de las principales bodegas utilizaron también las soluciones de colaboración de video para las reuniones de coordinación de trabajos.
Las soluciones de colaboración de video de Polycom, con entre 7 a 10 horas diarias de encendido, han colaborado ahorrando tiempo, dinero y esfuerzo a la hora de llevar adelante estas actividades. “Realmente hemos comprobado que la solución y la empresa cumplen con las expectativas depositadas”, explicó Leo.
En el presente, el INV está evaluando la posibilidad de establecer una comunicación con un equipo externo en Francia, donde se encuentra la Organización Internacional del Vino. Para ello, la solución y la tecnología instalada ya se encuentran preparadas.
Es importante destacar la participación de El Cubo Consulting, socio de servicio de Polycom en Argentina, en el desarrollo de esta implementación. El equipo de El Cubo brindó asesoramiento durante el proceso de pre y post venta, dimensionando el proyecto y jugando un rol importante en el proceso de implementación exitoso de las soluciones.
