Colombia emite decreto que impulsa la digitalización

Hoy en el mundo de las empresas es necesario migrar el archivo físico a un archivo digital, siendo éste el primer paso para alcanzar la transformación digital y optimizar sus flujos de trabajo.

Si bien es cierto que un tema muy importante es saber: ¿Qué información contienen los documentos digitales? Aún más importan es también saber ¿Con qué información contamos? Porque si bien es cierto la captura del documento es algo relevante, mucho más lo es el obtener la información que cada compañía requiere, de tal manera que cuando digitalizamos de manera inteligente se logran procesos más eficientes y efectivos, se garantiza la precisión de la información y se hace aún más necesario cuando se trata de data legal.

Las nuevas tecnologías en digitalización también nos brindan una ventaja adicional al tener la posibilidad de extraer campos escritos a mano, lo cual nos permite estar más cerca de nuestros clientes, tomar decisiones acertadas, generar bases de datos, disminuir costos y hacer la vida más fácil en las compañías. En esta era de transformación digital y automatización de procesos, cada día son más los gobiernos que buscan implementar estrategias efectivas de digitalización que beneficien tanto a los ciudadanos como a las instituciones, optimizando el flujo de información.

Tal es el caso de Colombia, quien a través del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), expidió el Decreto 088, el cual establece las condiciones y lineamientos adecuados para la digitalización y automatización de trámites.

¿Qué propone el Decreto 088?

Tiene como finalidad establecer disposiciones sobre los trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del estado que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos para facilitar, agilizar y garantizar el acceso al ejercicio de los derechos de las personas y el cumplimiento de sus obligaciones para con el Estado por medios digitales. Dicho proceso se llevará a cabo de manera gradual, se espera que para 2037 la cifra supere los 70,000 trámites digitalizados, de más de 2,000 entidades públicas nacionales y territoriales.

Quienes deben apegarse a estos lineamientos son las autoridades de la Rama Ejecutiva del nivel nacional y territorial y los particulares que cumplan funciones públicas y/o administrativas y que tengan trámites y otros procedimientos administrativos o servicios de consulta de acceso a información pública.

¿Para qué deben digitalizarse los trámites?

El objetivo principal se divide en 3 partes fundamentales:

• Racionalizar los trámites y procedimientos administrativos
• Facilitar el acceso a la información y ejecución de los trámites
• Contribuir a la mejora del funcionamiento interno de las entidades públicas

Un ejemplo de cómo la digitalización agiliza el flujo de los trámites está en la circular PCSJC20-29 publicada de 29 de julio de 2020, en donde se plasman los lineamientos para la remisión de expedientes de tutela a la corte constitucional. Con la digitalización del trámite de tutela se espera que el estado tenga ahorros por más de 11,000 millones de pesos colombianos al año, así como una mayor trazabilidad de la gestión de expedientes de tutela y más celeridad en el trámite eventual de revisión, pues los expedientes se recibirán en menor tiempo.

Las soluciones de digitalización de documentos de Kodak Alaris permiten a las entidades gubernamentales optimizar el procesamiento inteligente de documentos con una amplia gama de escáneres de alto, medio y bajo volumen de producción, combinados con la galardonada propuesta de soluciones de captura distribuida en la que destacan Kodak Info Input Solution y Kodak Capture Pro, que facilita la conversión de volúmenes de datos digitalizados en información clave para la operación.

¿Cuál es el objetivo de esta regulación?

Las autoridades tienen la responsabilidad de garantizar la celeridad en las actuaciones administrativas y para ello deben incentivar el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones a efectos de que los procesos administrativos se adelanten con diligencia, dentro de los términos legales y sin dilaciones injustificadas; y deben adoptar las decisiones administrativas en el menor tiempo posible.

Por tal motivo, la implementación de dicho decreto busca incrementar la eficacia de los trámites, la eficiencia de los procesos mediante el uso de las tecnologías de la información, que, al mismo tiempo, cumplan con los atributos de seguridad jurídica propios de la comunicación electrónica.

Así, el país pretende expedir los lineamientos, plazos y condiciones para la digitalización y automatización de trámites y su realización en línea como parte de los servicios a los ciudadanos.

Por Cristina Méndez Distributor Account Manager para Colombia y Ecuador, Kodak Alaris.