El Municipio de Quilmes comienza su transformación digital de la mano de Ricoh

“Cuando empezamos en el Gobierno, vinimos al Archivo (distante unos siete kilómetros del palacio municipal) y lo encontramos en un estado calamitoso: expediente inundados, rotos… no había un criterio para encontrar las cosas”. Las palabras de Marina Kienast, coordinadora general de la Secretaría Legal y Técnica del Municipio de Quilmes, dan cuenta del estado del archivo municipal en 2015, a poco de asumir Martiniano Molina como intendente, y luego de varias décadas de descuido. Pronto resultó evidente que “había que hacer algo. Y paralelamente surgió el proyecto del expediente electrónico”. Esto último implica iniciar el trámite/expediente de manera digital.

El primer paso de este recate de los expedientes fue contratar archivistas para iniciar la restauración de los documentos. A partir de los documentos en papel restaurados, se encaró la digitalización. Para el intendente de Quilmes, la recuperación del archivo municipal reviste dos dimensiones: hacia el pasado, implica la recuperación de la historia del municipio; hacia el futuro es clave para la modernización y la transparencia de la gestión.

Ana Montagna, responsable del área de Soluciones de Ricoh Argentina, recuerda que el acercamiento al Municipio se dio de la mano de uno de los socios de negocios de Ricoh, Digitalcop, que actualmente provee al Municipio los servicios de impresión. “El conocimiento del partner acerca del portfolio que ofrece Ricoh, en conjunto con la buena relación que mantiene desde hace años con la Municipalidad de Quilmes, nos abrió la puerta a la primera reunión”.

Montagna recuerda que el Archivo es un depósito de varios metros cuadrados, lleno de expedientes municipales. En ese contexto, “un factor importante era el tiempo que perdía una persona al momento de buscar un expediente, el cual además estaba guardado sin ningún criterio”. A esto se sumaban factores ambientales y otros que atentaban contra la conservación de esa cantidad de papel precariamente acumulada.

No sólo escanear, sino rescatar

Fernando Losada, de Digitalcop, recuerda que, frente al pedido de un escáner de parte de la Municipalidad, se conversó con el cliente a fin de entender para qué necesitaban ese equipo, y qué iban a hacer con los documentos digitalizados, entre otras cuestiones. Luego de varias reuniones con los responsables municipales, en las que se involucró también a Ricoh, se arribó a una solución.

La solución propuesta por Digitalcop y Ricoh Argentina tiene tres partes. Por un lado, el equipo Ricoh multifuncional (MP4054), que permite la digitalización del papel para ser insertado en el mundo digital. A esto se le suma el software de captura inteligente, que entiende ese documento digital y puede tomar datos relevantes del mismo (como podría ser el Numero de Decreto, entre otros). “Finalmente también están los servicios profesionales de Ricoh, que diseñan el proceso y personalizan la solución para que, en este caso, se digitalicen decretos”. El equipo encargado del aprovisionamiento de la solución (implementación y puesta en marcha) por parte de Ricoh estuvo a cargo de Armando Rivero. Ese trabajo, realizado en conjunto con el cliente, llevó cerca de un mes.

Vale aclarar que no se trata de un “producto enlatado” de Ricoh, sino de una solución diseñada a la medida del requerimiento del cliente y “personalizada”, aunque esta misma clase de solución puede aplicar en otros contextos empresariales. “En lo que respecta a la digitalización —asegura Montagna—, tenemos varios casos implementados. Lo interesante es que, siendo la misma base de la captura inteligente, los documentos varían: legajos de empleados, historias clínicas, remitos y factura de proveedores… En todos los clientes, se optimizó algún proceso. Por ejemplo, si hablamos de Pago a Proveedores, se hizo seguimiento de la aprobación de la factura para pagar en término y así poder negociar con los proveedores descuentos futuros, entre otras mejoras”.

En un principio de digitalizó teniendo en cuenta el Número de Decreto como índice principal, pero luego se quiso dar mayor inteligencia, interpretando si ese decreto involucraba o hacía referencia a otros decretos. “Se logró hacer esa correlación, y hoy se puede buscar por un Numero de Decreto, y el resultado trae todos los decretos referidos”, grafica Montagna.

El resultado concreto es que las consultas, que antes tomaban dos días, hoy no llevan más de tres minutos, y es posible consultar in mismo documento de manera concurrente. “El tener la documentación en formato digital, le permitió a la Municipalidad pensar con quienes quería compartirla. Se clasificaron los decretos públicos, y se pusieron a disposición de la comuna a través de la página web de la Municipalidad. Se puede pensar en un próximo paso, que evalúe las consultas realizadas por la comuna, para entender sobre qué temas muestra mayor interés la población”, especula la responsable de Soluciones de Ricoh Argentina.