Cómo proteger los datos de venta de empresas

Los datos de venta son una de las fuentes de información más valiosas para cualquier empresa. Gracias a ellos se puede conocer más sobre el comportamiento del cliente, las tendencias del mercado, rendimiento de productos y las oportunidades de mejora. Sin embargo, se trata, además, de un activo vulnerable que puede ser objetivo de ataques informáticos, robos, filtraciones o pérdidas.

Asimismo, y más allá del peligro de la ciberseguridad, es cierto que los propios empleados al movilizarse de una compañía u otra también pueden llevarse consigo los datos de ventas o de usuarios.

En ese sentido, proteger los datos de venta es una tarea fundamental para garantizar la seguridad, la privacidad y la competitividad de una empresa. No solo se trata de cumplir con la normativa legal vigente, sino también de generar confianza entre los clientes y los socios, y de evitar posibles sanciones, demandas o daños en la reputación.

Para lograr una adecuada protección de los datos de venta es necesario implementar una serie de medidas técnicas, organizativas y legales que minimicen los riesgos, apuntan los expertos consultados por ITSitio. Aquí te contamos qué deben tomar en cuenta las empresas para asegurar la protección de datos de venta y qué recomendaciones se deben seguir para mantener una buena gestión de la información.

“Las empresas dependen de sus datos de ventas para tomar decisiones estratégicas. Si estos datos no están protegidos, pueden enfrentar problemas como pérdida de confidencialidad, robo de propiedad intelectual, incumplimiento de regulaciones de privacidad y daño a la reputación de la empresa. Todo esto puede llevar a las empresas a perder oportunidades de negocio”, dice a ITSitio Sara Wilson, directora senior de Canales para Veeam Latinoamérica.

Por lo general, las empresas utilizan los servicios de nubes para almacenar los datos de las ventas (puedes revisar aquí las ventajas que ofrecen las estrategias basadas en Cloud). Es por ello que su trabajo para asegurar la seguridad de los datos de venta es imprescindible. “Los proveedores de servicios en la nube tienen la responsabilidad de garantizar la seguridad de los datos almacenados en sus plataformas. Ofrecen medidas de seguridad como encriptación, autenticación de usuarios y firewalls para proteger la información”, añade la experta.

No obstante, el trabajo de cada empleado para evitar filtraciones o pérdidas de datos también es de suma importancia. Podemos tener un cofre bien protegido, pero si lo dejamos abierto o mal cerrado cualquier persona puede acceder a él.

La información de ventas y los sistemas CRM

“Los datos de ventas no solo contienen informaciones personales y reglamentadas que deben protegerse (combinaciones de nombres, direcciones, números de teléfono y emails), sino también contienen las claves de tu pipeline de ventas”, resalta Carlos Rodrigues, VP Latam de Varonis. “Es difícil imaginarse un conjunto de datos más crucial, especialmente porque las organizaciones usan sus sistemas de CRM para todos los tipos de flujos de trabajo críticos que incluyen contratos, descuentos, cotizaciones, casos de clientes, informaciones de pagos y otros documentos confidenciales”.

¿Y qué es CRM? De acuerdo a Salesforce, se utiliza la sigla CRM para el concepto ‘Customer Relationship Management’, el cual traducido se entiende como el conjunto de estrategias comerciales y tecnologías relacionadas con el cliente. Gracias a este sistema, las empresas se mantienen en contacto con los clientes, optimizan procesos, mejoran la rentabilidad de los mismos e impulsan el crecimiento de los negocios.

En ese sentido, velar por la seguridad de los sistemas CRM es una tarea para las empresas, indican los expertos.
“Los datos de CRM suelen ser complejos y distribuidos en múltiples plataformas. El acceso constante a estos datos por parte de empleados y sistemas externos aumenta los riesgos de seguridad”, revela la ejecutiva para Veeam Latinoamérica. “El manejo adecuado y legal de todo tipo de información personal es de suma importancia en muchos países. Cada país establece sus propias leyes, regulaciones y estándares que determinan cómo las empresas pueden recopilar, almacenar, transferir y utilizar información personal”.

Recomendaciones para cuidar los datos de venta

Para cuidar la información de venta existen diversas opciones. Aquí te sugerimos algunas de ellas gracias a la información de Veeam Latinoamérica:

“Se pueden utilizar herramientas como software de encriptación, firewalls, acceso restringido basado en roles, monitoreo de actividades sospechosas, autenticación multifactor y capacitación en seguridad para el personal”, señala Wilson.

“Las pequeñas empresas no son la excepción, al igual que los grandes corporativos deben contar con una estrategia de protección de datos, en muchas ocasiones estas empresas pueden implementar políticas de seguridad de datos, realizar copias de seguridad regulares, usar herramientas de seguridad cibernética asequibles y capacitar a su personal en prácticas de seguridad”, concluye la directora senior de Canales para Veeam Latinoamérica. Si quieres saber más sobre problemas de ciberseguridad, puedes revisar nuestro reportaje sobre Principales amenazas y cómo fortalecer el canal.

A su vez, desde Varonis indican que para proteger cualquier dato crítico, especialmente datos de ventas, la compañía “debe ser capaz de mapear quién puede consultarlos y dónde están tus datos más confidenciales”, pues con esto se puede “priorizar los riesgos”.

“Las evaluaciones de riesgo revelan una gran cantidad de datos confidenciales que están ampliamente accesibles, pero que raramente se usan, como una copia completa del banco de datos de ventas que fue creada para pruebas, aunque nunca fue desactivada”, añade Rodrígues. “Otro punto es la autorización de datos, si más de un 10% de tus usuarios tienen derechos administrativos en tu sistema CRM, probablemente ese valor es muy alto. O sea, una visión holística sobre quién tiene acceso a tus datos y a qué información se accede es un buen punto de partida para corregir este problema”.

Por Julio Melgarejo.