5 consejos para mejorar la carga de trabajo de TI con la gestión inteligente de documentos

En el vertiginoso panorama digital actual, los departamentos de tecnología de la información (TI) se enfrentan al desafío constante de gestionar grandes cantidades de datos mientras tratan de mejorar la eficiencia en general. La implementación estratégica de impresoras multifunción (MFP) y soluciones inteligentes de gestión de documentos puede aligerar significativamente la carga de trabajo de los equipos de TI.

Lexmark presenta cinco consejos prácticos para mejorar la eficiencia y agilizar las operaciones mediante la utilización eficaz de las impresoras multifunción y la gestión inteligente de documentos.

1. Optimizar los flujos de trabajo con la gestión de documentos centralizada: la gestión de documentos centralizada se encuentra en el corazón de las operaciones de TI eficientes. Al implementar un sistema inteligente de administración de documentos, los departamentos de TI pueden optimizar los procesos, mejorar la colaboración y minimizar el riesgo de pérdida de datos o violaciones de seguridad.
2. Controlar las versiones de documentos y búsquedas eficientes: al centralizar el almacenamiento y la recuperación de documentos, los equipos de TI pueden ahorrar tiempo, reducir errores y mejorar la productividad. Así el personal que ejecute las tareas diarias le será más fácil y práctico encontrar los documentos necesarios para desempeñar su trabajo. La gestión de la impresión a través de Lexmark Print Management, mejora la eficiencia de su entorno de salida al reducir las impresiones innecesarias. Esta solución proporciona un control de acceso seguro y e informes de uso veraces; al mismo tiempo, ofrece movilidad y productividad a sus usuarios.
3. Integrar el almacenamiento en la nube: mejorar la eficiencia con la integración de las impresoras multifunción (MFP) conectadas a la nube, estas sirven como una solución integral para varias tareas relacionadas con documentos, combinando capacidad de impresión, escaneo y copia en un solo dispositivo, teniendo capacidades de escaneo avanzadas se pueden convertir sin problemas documentos físicos a formato digital haciéndolos accesibles desde cualquier lugar.
4. Ahorro en costos: las impresoras multifunción pueden reducir significativamente los costos asociados con la impresión, los suministros y el consumo de energía. Al optimizar los flujos de trabajo de impresión e implementar funciones como la impresión dúplex y la impresión de liberación segura, las organizaciones pueden minimizar el desperdicio y ahorrar recursos valiosos.
5. Gestión centralizada: las impresoras multifunción permiten la gestión centralizada de las tareas de impresión, lo que elimina la necesidad de varios dispositivos independientes. Los administradores de TI pueden monitorear y controlar fácilmente las actividades de impresión, aplicar políticas y garantizar una asignación de recursos eficiente.

“Además de optimizar sus operaciones, los equipos TI pueden lograr actualizaciones de software automatizadas, mantener los sistemas de gestión de documentos actualizados que es esencial para un rendimiento y al aprovechamiento de la gestión inteligente de documentos para el aprendizaje automático, automatizar y simplificar las tareas relacionadas con los documentos, entre otras tareas más, algo que el personal de TI agradecerá”, agregó Germán Daza, Director de Marketing de Productos de Lexmark International.

La consolidación de varios dispositivos en una sola impresora multifunción reduce la complejidad general del hardware y el software dentro de la infraestructura de TI. Esta simplificación conduce a menos requisitos de mantenimiento, mayor confiabilidad y menores costos de soporte, haciendo de esto una manera de eficientar procesos y aligerar la carga de trabajo en los departamentos de TI.